การสร้างบรรยากาศกับการจัดการความรู้

จากการเป็นที่ปรึกษา ด้านการจัดการความรู้มาหลายปี พบว่าบรรยายกาศในการจัดการความรู้เป็นสิ่งสำคัญ นอกเหนือจากกระบวนการจัดการความรู้ และการนำเทคโนโลยีมาช่วยในการแลกเปลี่ยนและสร้างความรู้ใหม่ขึ้นมา  การสร้างบรรยายกาศเป็นสิ่งที่ช่วยให้เกิดการแลกเปลี่ยนได้ดีขึ้น การสร้างบรรยากาศสามารถทำได้หลายรูปแบบ แต่รูปแบบหนึ่งที่นิยมมาก คือ การจัด layout เพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนองค์ความรู้ได้ง่ายและมีประสิทธิภาพ ทำให้เกิดองค์ความรู้ใหม่ ตามทฤษฏี SECI model ของ ศาสตราจารย์ Nonaka  ซึ่งหลายบริษัทได้นำแนวคิดนี้มาจัด layout ในบริษัทเป็น 4 รูปแบบ   ดังนี้

รูปแบบที่ 1 (S)

การจัด layout เพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนแบบ Socialization (S)  โดยมีการจัด layout ที่ทำให้พนักงานสามารถนั่งใกล้กันเพื่อพูดคุยแลกเปลี่ยนประสบการณ์ วิธีคิด ค่านิยม ฯลฯ ซึ่งความรู้เหล่านี้ยากที่จะถ่ายทอดออกมาเป็นเอกสารได้  และเป็นการนำความรู้ที่ฝังในตัวคน (Tacit Knowledge ,T) มาแลกเปลี่ยนกันโดยตรง ซึ่งรูปแบบนี้เป็นการแลกเปลี่ยนองค์ความรู้ที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด

 

รูปแบบที่ 2 (E)

 การจัด layout  เพื่อระดมความคิด ความรู้ ความเข้าใจ (tacit knowledge) มาถ่ายทอดเป็น Explicit knowledge หรือลายลักษณ์อักษร เป็นการแลกเปลี่ยนแบบ Externalization(E)  อีกรูปแบบหนึ่งที่นิยม มีบริษัทฝรั่งบางบริษัท มีปัญหาเมื่อพนักงานลาออก ความรู้ได้ติดตัวพนักงานโดยยังไม่มีการถ่ายทอดให้พนักงานต้องทำงานแทน ทำให้เกิดการบังคับให้การจัดทำวิธีปฏิบัติงาน ปีละ 6 เล่ม เพื่อเก็บองค์ความรู้นั้นกับองค์กร  การจัด layout แบบนี้ มักมีกระดาน  หรือ คอมพิวเตอร์เพื่อเก็บบันทึก

 

รูปแบบที่ 3 (C)

เป็นการรวบรวม Explicit knowledge ต่างๆ มาประมวลเพื่อให้สามารถนำมาใช้งานได้สะดวก โดยจัด layout ให้กลุ่มงานที่คอยรวบรวม Explicit knowledge นั่งในที่สามารถนั่งหน้าคอมพิวเตอร์ที่เป็นตัวช่วยในการรวบรวมได้สะดวกและรวดเร็ว โดยสามารถใช้ผนังกั้น เพื่อให้เกิดสมาธิได้ เช่น บริษัทซีร็อก นำเอาเทคนิคการซ่อมเครื่องถ่ายเอกสารจากหลายประเทศทั่วโลกมาไว้ในWeb เดียวกัน เพื่อ share ให้พนักงานจากที่อื่นมาใช้ เรียกว่า Combination

 

รูปแบบที่ 4 (I)

เป็นการศึกษาเอกสารที่เป็น Explicit knowledge เช่น drawing คู่มือการทำงานต่างๆ  เอกสารวิชาการ เป็นต้น เพื่อให้เกิดความเข้าใจ และสามารถนำไปปฏิบัติงานได้ เรียกอีกอย่างว่า Internalization (I) ซึ่งการเก็บแบบนี้ต้องค้นหาง่าย ดังนั้น layout ต้องคำนึงถึงวัตถุประสงค์นี้ด้วย

 สรุป ในการจัด layout แต่ละครั้ง ควรคำนึงถึงบรรยากาศที่ต้องการ เพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้ตามเป้าหมายที่ต้องการ ด้วยการแบ่งพื้นที่ โดยไม่ควรจัด layout แบบเดียวกันหมดค่ะ

 

กันยา รุจิรานนทพงศ์

ผู้เขียน